5 passos para a adequação das empresas do mercado imobiliário às normas da LGPD

Rodrigo Russo / Direito Imobilário, LGPD
6 março, 2020

Em artigos anteriores, já falamos sobre a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), por que ela é importante para todos os empresários e qual seria o caminho para promover a adequação de seus negócios às novas regras impostas pela legislação que entrará em vigor em agosto de 2020.

Não é segredo, portanto, que empresas de todos os ramos serão profundamente impactadas com a vigência da LGPD. Contudo, neste artigo, daremos um enfoque especial nas empresas do mercado imobiliário e do ramo da construção civil: sejam elas imobiliárias, loteadoras, construtoras, incorporadoras, corretoras ou empresas de gestão de vendas, é fato que o setor imobiliário merece uma atenção especial quando o assunto é governança e tratamento de dados.

O uso de dados no mercado imobiliário

Com efeito, o segmento da construção civil é amplamente impactado pelo avanço tecnológico. Os empreendedores visam a se manter atualizados na constante busca por ferramentas capazes de desenvolver ou executar os projetos de maneira cada vez mais eficientes e rentáveis, que atendam às expectativas de um público mais dinâmico, prático e moderno.

Nesse contexto, para quem aplica a metodologia BIM [1] ou sistemas ERP [2], o trânsito e uso de dados  é essencial para assegurar a eficiência do projeto. O mesmo ocorre com os softwares de gestão que trazem a possibilidade de criar um diário de uma obra em andamento, acumulando informações – dados que trazem valores, nomes, fichas cadastrais, lista de materiais, contratos e outros ativos importantes para o controle interno – de forma organizada.

Sem esquecer, é claro, das empresas que armazenam e tratam de dados (desde os pessoais e financeiros até dados sensíveis relacionados à saúde ou biometria, por exemplo) de seus clientes, fornecedores e colaboradores, seja para organização interna, seja para a realização de pesquisas de satisfação e execução de estratégias de marketing.

A conclusão é clara: todos os agentes do mercado imobiliário se relacionam intimamente com um imenso volume de dados. Assim, é preciso enxergar a adequação aos parâmetros da LGPD não como um obstáculo a ser superado, mas sim como uma oportunidade de implementar o uso inteligente dos dados disponíveis, de modo a potencializar a performance da empresa em todos os aspectos.

Mas como colocar minha empresa em conformidade com a LGPD, afinal?

Para responder essa pergunta, passamos para a parte prática mencionada no título deste artigo, demonstrando quais são os 5 passos principais para adequar seu negócio imobiliário às regras previstas pela LGPD.

  1. Realizar um mapeamento do fluxo de dados da empresa

Em um primeiro momento, é indispensável entender que tipo de dados são tratados pela empresa e qual o “caminho” percorrido por ele entre os diversos setores, até sua eliminação.

Assim, conforme expusemos aqui, buscam-se respostas para perguntas como: os dados são pessoais, ou pessoais sensíveis? Como, e por quem, é realizada a coleta? Quem possui acesso a cada um deles? Por quanto tempo os dados serão mantidos? Como serão eliminados? Quem se responsabiliza por seu processamento? Qual é a finalidade do tratamento? Quais dados são essenciais à prestação do serviço, e quais são suplementares ou dispensáveis?

As respostas obtidas permitirão o estabelecimento de diretrizes e um plano de ações eficaz e condizente com a realidade da empresa.

  1. Promover uma adequação dos contratos e documentos

Muito provavelmente, uma das maiores necessidades que exsurgirão após o primeiro passo será a adequação dos documentos já utilizados pela empresa. Realmente, ainda que não estivéssemos tratando de um projeto de adequação à LGPD, já falamos anteriormente sobre como sempre é possível aprimorar os documentos de seu negócio.

Leia também: 5 coisas que você pode fazer para melhorar seu contrato social

Contudo, em se tratando da nova realidade do tratamento de dados, será de suma importância rever documentos como contrato social, contratos de parceria, contratos de compra e venda, termos de uso e políticas de privacidade para que sejam adaptados à nova realidade, de modo a proteger os interesses de todos os envolvidos: empresa, colaboradores, parceiros, fornecedores e clientes.

  1. Elaborar documentos complementares específicos

Possivelmente a empresa ainda não possua os termos de uso e políticas de privacidade atualizados e visíveis em seu domínio eletrônico, ou, talvez, não regule de maneira satisfatória a forma como se dá o compartilhamento de dados entre as empresas parceiras – prática comum especialmente entre imobiliárias.

Assim sendo, um dos grandes passos em direção à conformidade é complementar o arcabouço de documentos com a elaboração de todos os documentos que se fizerem necessários, desde os contratos relacionados ao DPO [3] até o Data Processing Agreement [4], o relatório de impactos e o manual de boas práticas.

 

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  1. Treinar e orientar a equipe e fomentar uma reforma na cultura de trabalho

Mais do que executar um plano de ações, é preciso garantir a manutenção do estado de conformidade. Por isso, faz-se necessário adotar novas políticas internas e fazer um trabalho de divulgação e orientação com toda a equipe.

Garantir a adequação aos ditames legais não é responsabilidade apenas do setor jurídico, TI ou dos recursos humanos, mas sim de toda a empresa. Assim, é preciso que todos internalizem a cultura estabelecida pela LGPD, que preza por valores como a transparência, clareza, informação ampla, segurança e preservação da intimidade e privacidade.

  1. Escolher com sabedoria os fornecedores, agências e empresas parceiras

Por último, mas não menos importante, de nada valerá toda a reforma estrutural e cultural se não houver, também, um procedimento mais criterioso na escolha das empresas com as quais você irá se envolver.

Afinal, além do fator econômico e prático, a adequação também impacta o aspecto reputacional da empresa, na medida em que é importante para os consumidores buscar empresas que ofereçam segurança, assim como para os demais empresários, que procuram se envolver com empresas que possuam o mesmo nível de responsabilidade que eles.

Dessa forma, buscar empresas que também estejam em processo de adequação trará, além de um respaldo reputacional entre os consumidores, uma maior segurança na proteção dos dados que estejam sob os cuidados de sua empresa.

Conclusão

A LGPD entrará em vigor em agosto desse ano, em aproximadamente 5 meses, e o tempo para adequação se mostra muito curto. Porém, nunca é tarde demais para iniciar o processo de conformidade e investir em eficiência e segurança dentro de sua empresa.

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[1] Metodologia que une diversas camadas de informação entre os vários profissionais atuantes em um determinado projeto imobiliário (como engenheiros, projetistas, orçamentistas, arquitetos e construtores), visando a promover uma construção integrada e colaborativa através do gerenciamento compilado de todas as informações disponíveis acerca do projeto. Tem-se, dessa forma, uma plataforma que auxilia no planejamento, execução, manutenção e gerenciamento da obra.

[2] Do inglês, Enterprise Resource Planning (Sistema Integrado de Gestão Empresarial, no português) é um sistema corporativo capaz de controlar todas as informações de uma empresa, integrando dados, recursos e processos de diversos setores distintos, como vendas, compras, estoque, finanças, contabilidade, etc.

[3] O “Encarregado”, pela LGPD, é o responsável por liderar os processos internos de tratamento de dados, garantir a manutenção das reformas promovidas e estabelecer um canal de comunicação entre os titulares dos dados, a empresa e as autoridades competentes

[4] Documento utilizado para regular eventuais compartilhamentos de dados, especificando os requisitos de tratamento, suas finalidades, bem como delimitando as responsabilidades no caso de infração por uma das partes.

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