Canal de Denúncias

O termo whitleblower nada mais é que a junção das palavras whistle (apito) blower (soprador), ou seja, aquele que toca um apito alertando sobre algo. Na prática funciona da seguinte forma, alguém que toma conhecimento de que está ocorrendo alguma prática ilícita, informa às autoridades competentes que dão início a uma investigação para averiguar a ocorrência.

Um sistema de canal de denúncias nada mais é que um sistema de whistleblowing aplicado ao programa de compliance trabalhista. Se trata de uma importante ferramenta no combate ao assédio moral, sexual, e também eventuais irregularidades na sua Empresa.

O canal de denúncias é o meio pelo qual, colaboradores, investidores, fornecedores clientes, ou mesmo a comunidade onde o negócio está inserido, podem formalizar uma denúncia, de forma anônima ou não, sobre uma eventual irregularidade cometida por algum superior ou mesmo buscando a resolução de um conflito com outros funcionários.

Neste cenário, se torna um relevante instrumento de mitigação do passivo trabalhista, permitindo a identificação de irregularidades que, caso, ignoradas, podem levar a diversos prejuízos financeiros, além de impactar de forma negativa a imagem da Empresa.

Deste modo, o canal de denúncias nada mais é que um diferencial competitivo dentro da sua Empresa, auxiliando na tomada de decisões, alocação de recursos, necessidades de treinamentos, entre outras funções.

Como implementar um canal de denúncias?

Em primeiro lugar é importante entender que não há apenas um canal de denúncia disponível. Cabe à sua Empresa escolher qual o modelo que melhor se adapta ao seu negócio. Lembrando que são diversos os canais, na medida em que pode ser aplicado via aplicativo, whatsapp, telefone (0800), internet, e-mail, ou mesmo as clássicas urnas e caixas de sugestões.

Ainda, independente do modelo que a sua Empresa escolher, deve garantir a anonimização das denúncias, confidencialidade, transparência e acessibilidade. Além disso, deve ficar claro aos colaboradores que a denúncia NÃO será encaminhada aos seus gerentes ou superiores, do contrário, isto poderá desincentivar as denúncias e comprometer a efetividade do canal de denúncias.

Em resumo, sua Empresa pode implementar diferentes canais para recebimento das denúncias, deve possuir meios para que a denúncia seja realizada de forma anônima, garantindo que não existirá retaliação por conta das denúncias, possuir transparência, permitindo aos denunciantes acompanhar a tramitação da denúncia realizada, e por fim, divulgar amplamente o tornar o canal denúncias, tornando acessível para seus colaboradores, investidores, fornecedores e clientes.

ISO 37002

O Comitê Técnico da ISO (International Organization for Standardization) publicou a ISO 37002 em julho de 2021, que trata sobre as diretrizes do sistema de gestão de denúncias (whistleblowing).

Este guia oferece as diretrizes para a implementação e manutenção de um sistema eficaz de gestão de denúncias, com base nos seguintes princípios:

1. Encorajar e facilitar as denúncias de transgressões;
2. Auxiliar e proteger os denunciantes e outras pessoas envolvidas;
3. Garantir que as denúncias de transgressões sejam averiguadas em tempo razoável;
4. Melhorar a cultura organizacional, de governança e prevenção de transgressões.

De acordo com o guia, os benefícios que a implementação de um canal de denúncias efetivo pode trazer para empresa, são:

1. Permitir que a Empresa identifique as irregularidades na primeira oportunidade
2. Reduzir e/ou mitigar os prejuízos financeiros;
3. Garantir o que as políticas, procedimentos e obrigações legais e sociais da organização sejam cumpridos;
4. Retenção de talentos e colaboradores comprometidos com os valores e cultura organizacional da Empresa;
5. Demonstrar para o mercado que a Empresa possui práticas sólidas de governança ética.

Por fim, de acordo com o guia, a efetividade do canal de denúncias também está atrelada à participação e comprometimento da alta gestão, demonstrando que a liderança está engajada na prevenção e resolução de eventuais transgressões, encorajando uma cultura de transparência e responsabilidade.

E como funciona na prática?

Na prática, o canal de denúncias funciona da seguinte maneira. Um colaborador, fornecedor, cliente, encaminha a denúncia. Ao receber a denúncia, ela deve ser tratada por uma área independente, para que se faça uma análise preliminar, filtrando denúncias aptas e eliminando ocorrências de ocorrências impertinentes, ou seja que se tratam de meros dissabores não de transgressões.

Além disso neste primeiro momento é importante colher o máximo de elementos de convicção para que se possa firmar um juízo de aptidão sobre a denúncia, inclusive podem ser colhidos depoimentos de testemunhas, o que traz mais crédito para a investigação.

Lembrando que é fundamental garantir o sigilo de todos os envolvidos, bem como sobre as informações colhidas, devendo, inclusive ser elaborado um termo de confidencialidade aos responsáveis pelo tratamento da denúncia, devendo constar que a violação ao sigilo será considerada falta grave, passível de rescisão por justa causa.

Após essa análise preliminar, é elaborado um parecer com a conclusão da denúncia, que deverá ser procedente ou improcedente. Sendo improcedente, a denúncia e todo o procedimento deverá ser arquivado. Porém, caso seja verificado que houve alguma transgressão, o parecer deve apontar a sanção cabível diante dos fatos apurados na investigação.

Em resumo, é este o funcionamento de um canal de denúncias tradicional. É evidente, contudo, que esta ferramenta tem que ser moldado à realidade da sua Empresa, devendo compor o programa de compliance trabalhista, até porque, oferece suporte para a implantação e disseminação de eventuais regulamentos internos e códigos de conduta ética, que falaremos nas próximas semanas.