Assembleias e Reuniões Digitais: o que você precisa saber para colocar em prática na sua empresa

Embora sejam, à primeira vista, requisitos numerosos, perceba-se que a instrução normativa não exige características técnicas de segurança extremamente avançadas; na verdade, boa parte das ferramentas já disponíveis para realização de reuniões online cumprem esses requisitos – e há, ainda, outras voltadas exclusivamente para este fim.

Já o boletim de voto a distância é um documento enviado a cada um dos sócios na data da publicação da primeira convocação da reunião ou assembleia a que se refere.

Ele deve conter todas as matérias constantes da ordem do dia, as orientações sobre o seu envio à sociedade, com indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para identificação do sócio, e orientações a respeito das formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.

O sócio deve imprimir e preencher o boletim, observando as orientações nele descritas, devolvê-lo à sociedade em até cinco dias antes da reunião ou assembleia – caso haja algum problema com o documento (que impeça a validação do voto, por exemplo), a sociedade poderá informá-lo a tempo.

Importante notar que todo o processo de envio e recepção do boletim de voto pode também ser feito eletronicamente – por e-mail, por exemplo.

Além disso, mesmo tendo enviado o boletim, o sócio pode participar da reunião ou assembleia semipresencial ou digital da mesma, podendo inclusive mudar seu voto (caso quem que o boletim será desconsiderado).

E quando a pandemia acabar?

A princípio, a previsão expressa na lei permitindo a realização de reuniões e assembleias a distância tem caráter provisório.

A Lei 14.010/20, que dispõe sobre normas de caráter provisório em razão da Covid-19, permite a realização de assembleias eletrônicas (inclusive por associações) somente até o dia 30 de outubro deste ano.

Paralelamente, foi publicada no final de março (e ainda está vigor) a Medida Provisória nº 931, que alterou o Código Civil para tornar permanente essa permissão; no entanto, ela depende de aprovação (e não alteração) na Câmara dos Deputados e no Senado para se manter.

No entanto, cabe lembrar que as sociedades empresárias, especialmente a limitada, têm caráter contratual. Isto é: os sócios têm liberdade de prever em contrato as regras que regem a sociedade, desde que não contrariem a lei.

Caso não seja mantida a regra expressa na lei, esse certamente será um assunto entre os profissionais do direito empresarial. Mas, considerando que as diretrizes dos órgãos registrais são claramente favoráveis a essa questão, com base nas diretrizes da Lei da Liberdade Econômica, e que a evolução dos negócios para o digital é imparável, as assembleias e reuniões a distância, sem dúvidas, não deverão acabar junto com a pandemia.